Czym jest cyfryzacja i dlaczego ten proces dotyczy każdego?
Jej celem jest pełne wykorzystanie zasobów cyfrowych przedsiębiorstwa (we wszystkich sferach jego działania i przez wszystkich pracowników), aby organizacja funkcjonowała jak najlepiej w szeroko pojętym środowisku biznesowym. Oznacza to, że wdrożenie transformacji cyfrowej zmienia sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa – poprawia system pracy, wydajność pracowników, jakość i efektywność interakcji z klientami oraz partnerami biznesowymi poprzez wdrożenie rozwiązań zarządzających danymi.
Takie ujęcie cyfryzacji to jednak tylko część jej definicji. Przemysł 4.0 widzi cyfryzację szerzej – służy ona nie tylko optymalizacji komunikacji, ale także tworzeniu tzw. cyfrowego bliźniaka, czyli wirtualnej reprezentacji rzeczywistego obiektu. To odwzorowanie rzeczywistości jest swoistą bazą danych o produkcie. Pomaga rozumieć potrzeby odbiorców rozwiązania, przewidywać jego funkcjonalność z uwzględnieniem wielu zmiennych i dopracowywać. W takim rozumieniu cyfryzacja jest zatem zmianą sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa – strategią współczesności, która wynika z konieczności dostosowywania się do szybko zachodzących zmian w całym otoczeniu firmy. Zmianom podlegają bowiem nie tylko potrzeby klientów, ale także rozwiązania technologiczne czy regulacje prawne. Dobrym przykładem jest wprowadzenie RODO – wiele firm z konieczności wdrożyło wówczas systemy CRM czy ERP, ale dzięki temu usprawniło operacje na danych i zapewniło sobie większą przejrzystość prowadzonych działań.
Kto może skorzystać z cyfryzacji? Każda organizacja, która chce osiągnąć sukces na rynku. Gdy firma pragnie się rozwijać lub utrzymać pozycję, zazwyczaj realizuje jedną z trzech strategii: poprawia produktywność, zmienia produkt bądź usprawnia proces produkcji. Wszystkie te kierunki łatwo poddają się automatyzacji dzięki wspomaganiu komputerowemu. Jednak przewaga konkurencyjna firmy jest krótkotrwała, bo inni gracze szybko decydują się podążać tą samą ścieżką. Jak zatem osiągnąć sukces? Dzięki mądrej cyfryzacji. Pokonać barierę naśladownictwa można, tworząc unikatowy produkt, wytwarzany w trudny do skopiowania sposób, który jest odpowiedzią na indywidualne zapotrzebowanie klienta. Całość opiera się na szybkiej i skutecznej komunikacji z odbiorcą w celu identyfikacji jego potrzeb, na stworzeniu produktu przy ograniczeniu kosztów jego tworzenia i opracowaniu systemu elastycznej produkcji. Żaden z tych procesów nie odbędzie się bez cyfryzacji. Wszystkie wymagają zarządzania ogromnymi zbiorami danych, wykorzystania technologii np. cyfrowego bliźniaka, tworzenia cyfrowych modeli produkcji. Dziś właśnie takie podejście buduje przewagę konkurencyjną bazującą na jakości i specjalizacji, a nie wyłącznie na niskich kosztach i cenie.
Warto zderzyć to podejście z tym, co obserwowaliśmy dotychczas, a co obecnie ulega gwałtownej przemianie. W świecie produkcji masowej koncepcja produktu powstawała na bazie uśrednionej potrzeby klienta wynikającej z badań rynkowych. Konstrukcja stanowiła indywidualną pracę konstruktora, masowa produkcja pozwalała na wytworzenie taniego produktu. Produkt ten był sprzedawany, nieraz dołączano do niego serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Obecnie cyfryzacja pozwala na komunikację z klientem końcowym już na etapie tworzenia koncepcji. Wtedy zaczyna się także sprzedaż, ale nie produktu, tylko rozwiązania problemu. Sama produkcja jest elastyczna i konfigurowalna dzięki cyfryzacji, robotyzacji i możliwe jest tworzenie krótkich serii, które – choć wytwarzane na małą skalę – są rentowne. Produkt coraz częściej jest traktowany jako usługa – co pozwala dostosować go do zmieniających się wymagań odbiorcy w stosunku do produktu w całym cyklu życia. Przykład takiego rozwiązania to np. oprogramowanie, które coraz rzadziej kupuje się jednorazowo. Zamiast tego klienci wybierają subskrypcję, dzięki czemu zyskują m.in. stały dostęp do najnowszych wersji.
W ekonomii nie istnieje pojęcie drogiego procesu czy produktu – oblicza się przede wszystkim wskaźnik zwrotu z inwestycji i na tej podstawie podejmuje decyzje. W przypadku cyfryzacji głównym zyskiem jest obniżenie kosztów osobowych. Po pierwsze pracownik, który dysponuje odpowiednimi narzędziami, może szybciej pozyskać dane potrzebne do pracy. Drugim elementem jest ograniczenie ryzyka błędów, a trzeci to koszty utraconych korzyści wynikające z przedłużającej się pracy lub wykorzystaniu nieadekwatnych, błędnych danych. Ostatnim miękkim elementem jest zapewnienie bezpieczeństwa kapitału intelektualnego firmy.